火炬區管委會，各鎮政府、區辦事處，市屬各單位：
市檔案局《關于加強我市重要政務活動、重大事件檔案管理工作的意見》業經市政府同意，現轉發給你們，請認真貫徹執行。
中山市人民政府辦公室
二○○四年八月六日
關于加強我市重要政務活動、
重大事件檔案管理工作的意見
為做好我市重要政務活動、重大事件檔案管理工作，根據《中華人民共和國檔案法》、《廣東省檔案管理規定》及有關規定，結合我市實際，提出如下意見：
一、提高對重要政務活動、重大事件檔案管理工作重要性的認識
重要政務活動、重大事件檔案是國家檔案的重要組成部分。我市多年來形成的大量具有保存價值、研究價值和典型意義的重要政務活動、重大事件檔案，真實反映了我市改革開放和經濟建設所取得的巨大成就，是研究我市發展軌跡、總結建設經驗、指導未來發展的重要材料。做好重要政務活動、重大事件檔案管理工作，對我市社會主義物質文明、政治文明和精神文明建設具有重要歷史意義和現實意義。
二、重要政務活動、重大事件檔案管理職責分工
（一）市檔案局依法對重要政務活動重大事件檔案工作進行監督指導。
（二）市檔案館負責重要活動重大事件檔案的接收、保管和提供利用工作。
（三）重要政務活動重大事件主要組織承辦單位、攝錄單位負責檔案的收集、整理、移交工作。
三、重要政務活動、重大事件范圍及其檔案類別
（一）重要政務活動、重大事件范圍。
1、省部級以上（含省部級）領導到我市視察參觀。
2、省部級以上（含省部級）各部門在我市召開的重要會議、舉辦的重要活動。
3、外國國家元首、政黨領袖、政府首腦、國際重要友人、團體及港澳臺知名人士、友好人士到我市參觀訪問。
4、我市重大事件、重大活動、重要會議以及重點工程建設。
5、我市重大自然現象、自然災害及搶險活動。
（二）重要政務活動、重大事件檔案類別。
1、文書檔案：包括文件、講話稿、會議記錄、宣傳報道、專題刊物等文字材料。
2、聲像檔案：包括錄音帶、錄像帶、光盤、計算機磁盤、照片（含正片、底片及其文字說明）。
3、實物檔案：包括榮譽獎品、重要紀念品、題詞等。
四、重要政務活動、重大事件檔案移交
收集和移交重要政務活動、重大事件檔案是檔案部門的職責所在，各有關單位應給予積極支持配合，并提供便利條件。
（一）文書檔案移交。
重要政務活動、重大事件的主要組織承辦單位，必須指定專人負責收集活動（事件）中形成的文書檔案，并及時移交到本單位綜合檔案室。單位綜合檔案室在活動（事件）結束后3個月內向市檔案館移交。
（二）聲像檔案移交。
凡有前述重要政務活動、重大事件舉行或發生，由相關組織承辦單位通知市檔案館派人參與拍錄。如組織承辦單位自行或委托他人拍攝，應在活動（事件）結束后一月內，由本單位綜合檔案室將有關聲像檔案移交市檔案館。各報社、電臺、電視臺新聞記者拍攝錄制的我市重要政務活動、重大事件的各類聲像檔案由報社、電臺、電視臺綜合檔案室負責收集歸檔，每半年向市檔案館移交一次。移交市檔案館的聲像檔案，應整理規范，附有文字說明，標明活動主題、時間、地點、人物等。
（三）實物檔案移交。
在重要政務活動、重大事件中形成的實物檔案，組織承辦單位應在活動（事件）結束后一月內移交市檔案館。具有特別重要意義的實物檔案，如頒發給我市的省級以上榮譽獎品、重要紀念品、題詞等，應在一年內移交市檔案館。
五、重要政務活動、重大事件檔案的開發利用
（一）市檔案館應設立專門的聲像檔案庫，進行科學管理，并向社會提供利用服務。
（二）向市檔案館移交重要政務活動、重大事件聲像檔案的單位和個人，對檔案享有優先使用權，并可對檔案中不宜向社會公開的部分提出限制使用要求。
（三）各級檔案部門要尊重聲像檔案作者的勞動，保護作者的著作權。如單位使用聲像檔案，作者擁有署名權。
六、重要政務活動、重大事件檔案工作經費
重要政務活動檔案工作經費由組織承辦單位列入活動經費預算，重大事件檔案工作經費由主管單位作為專項經費列支。新聞單位移交的錄音、錄像、照片，由市檔案館按成本價格支付費用。市檔案局、檔案館將重要政務活動、重大事件檔案管理工作經費列入年度經費預算。
七、加強重要政務活動、重大事件檔案管理工作監管
對在重要政務活動、重大事件檔案收集工作中貢獻突出的單位和個人，適當給予一定的精神和物質獎勵。對不按規定做好聲像檔案收集、整理、移交和管理，將檔案據為己有，或損毀、丟失聲像檔案的單位和個人，按照《中華人民共和國檔案法》、《廣東省檔案違法行為處罰辦法》有關規定，追究相關法律責任。
粵公網安備44200002442868號