“十一五”時期是我市全面建設小康社會承前啟后的關鍵時期。為使檔案事業更好地為我市率先基本實現現代化和建設全省經濟社會協調發展示范市服務,特制定“十一五”期間全市檔案事業發展規劃。
一 發展基礎
各類檔案館基礎業務與條件建設穩步發展。到“十五”期末,市檔案館館藏檔案資料計7萬卷,比“九五”末增長67%;向社會開放檔案6454卷,比“九五”末增加43%;館庫面積由原來的1600平方米增加到2300平方米。市城建檔案館館藏檔案計15.4萬卷,比“九五”末增長195%;館庫面積由原來的390平方米增加到1800平方米。市國土房產檔案館館藏檔案計94萬卷,比“九五”末增長30%;館庫面積由原來的1030平方米增加到1700平方米。
檔案利用服務工作效果顯著。市檔案館共接待檔案利用者4384人次,提供利用檔案資料23221卷(件);2004年9-11月,舉辦了“檔藏六合風雨,案列千載滄桑——中山(香山)清朝民國時期教育專題檔案藏品展”,參觀人數達3萬余人;編寫了《中山市檔案編研成果匯集》、《中山明清檔案史料匯編》等編研資料共17種計106.6萬字;2003年5月開始,向社會推出已公開現行文件利用服務,共收集到100個單位(含鎮區)移交的現行文件5988份、政策法規匯編等資料527冊,接待現行文件查閱311人次,查閱文件238份,復印文件967頁。市城建檔案館共接待檔案利用者6148人次,提供利用檔案資料10721卷。市國土房產檔案館共接待檔案利用者14萬人次,提供利用檔案資料49萬卷。
檔案信息化建設順利推進。2004年3月,中山市電子檔案館項目經市發展計劃局批準立項,總投資573.8萬元。到2005年底電子檔案館硬件設備及外購軟件全部到位,機房建設和綜合布線正式驗收,應用軟件開發系統主體功能完成80%。到“十五”期末,市檔案館已建立機讀檔案目錄計59萬條,占館藏檔案的60%;市城建檔案館已建立案卷級機讀檔案目錄8萬多條;市國土房產檔案館建立機讀檔案目錄80多萬條,并于2004年11月建立了檔案掃描系統,已掃描檔案260萬張;95%的鎮區和副處級以上機關事業單位檔案室應用珠海泰坦文檔管理系統,建立機讀檔案目錄計200多萬條。
機關、企事業單位及農村檔案工作進一步規范。“十五”期間,有70個機關和企事業單位檔案綜合管理達到省級以上標準,其中省特級(含國家二級)47個,省一級(含省級先進)18個,省二級5個;全市294個村民委員會和社區居委會中,有260個規范建檔,其中14個達到省級以上標準。
檔案宣傳與科技教育工作全面加強。通過印發檔案法律法規宣傳材料,組織檔案法律法規知識競賽,拍攝電視專題片以及在《中山日報》、《中山畫報》開辟專欄刊登有關文章等形式對檔案與檔案工作進行廣泛宣傳。五年來,我們與省檔案局聯合舉辦了9期檔案人員崗位培訓班,共有854名檔案員取得結業證書。市檔案局自辦或與市屬有關單位聯合舉辦各類培訓班、專題講座17期,參加培訓達1463人次。2001年成立中山市檔案學會后,召開了4次檔案學術研討會,共收到學會會員提交的論文73篇,有63篇論文入選廣東省檔案學會青年學術年會或檔案學術研討會,其中13篇獲獎。2002年創辦了檔案學會會刊《中山檔案》,到2005年底已編印13期。
“十五”期間全市檔案事業的發展,為“十一五”期間我市檔案事業的發展奠定了較好的基礎。但發展過程中也存在一些問題,主要表現為:一是檔案館舍面積狹小,建筑設計不規范,限制了檔案館特別是國家綜合性檔案館公共服務職能和愛國主義教育功能的發揮,也不利于檔案的安全保護。二是檔案信息化跟不上辦公自動化和檔案利用網絡化的需求。三是鎮區檔案管理體制有待完善,檔案人員隊伍有待加強。四是企業特別是民營企業檔案工作相對滯后。
二 指導思想和發展目標
(一)指導思想
堅持以鄧小平理論和“三個代表”重要思想為指導,牢固樹立和落實科學發展觀,緊緊圍繞“率先基本實現現代化和建設全省經濟社會協調發展示范市”的總目標,緊貼黨和政府的工作大局做好服務工作。按照依法管檔、信息化強檔、社會化用檔的總體思路,全面提高檔案工作整體水平,促進檔案事業與全市經濟和社會各項事業協調發展。
(二)發展目標
努力把市檔案館建成符合檔案安全保管基地、愛國主義教育基地、已公開現行文件利用中心和檔案信息服務中心要求的公共服務型開放型檔案館;以整合國家檔案資源為主導,推進檔案管理體制與服務機制建設,有條件的鎮區設立檔案館;機關企業事業單位的檔案工作達到與本單位辦公自動化、信息化同步發展的水平;以電子文件歸檔管理為重點,加快檔案數字化進程和檔案管理網絡化建設;加強檔案信息資源的收集、搶救、保護和開發利用工作。
三、主要任務
(一)檔案法制建設
認真宣傳貫徹實施《檔案法》、《廣東省檔案管理規定》等法律法規,每兩年組織一次檔案執法檢查,嚴肅查處檔案違法案件。制定《中山市鎮區檔案館工作規范》、《中山市電子檔案館管理制度》、《中山市重大建設項目檔案管理辦法》。
(二)鎮區檔案管理體制建設
按照市委、市政府作出的“組團布局,集約發展”的戰略決策,先在火炬高技術產業開發區、小欖鎮、坦洲鎮等中心鎮區設立檔案館。未設立檔案館的鎮區配備專職檔案人員。鎮區檔案館、檔案室充分履行本行政區域檔案事業管理職能,全面開展檔案業務監督、指導工作。
(三)檔案信息化建設
1、充分發揮電子檔案館管理系統功能,各鎮區及市直各單位實行電子文件在線歸檔、移交;市檔案館在網上公布開放檔案目錄和已公開政務信息;市檔案局實行檔案業務在線咨詢、指導。
2、加強檔案信息數據庫建設。到“十一五”末,市檔案館建成館藏永久、長期檔案文件級目錄數據庫,建立民國檔案、革命歷史檔案等重要全宗的全文數據庫和多媒體數據庫,完成所有照片、錄音、錄像檔案的數字化工作。市城建檔案館實現與城市規劃系統聯網,逐步實現城鎮建設檔案信息管理網絡化。市國土房產檔案館完成房地產檔案數字化掃描。
3、規范各單位檔案室電子文件歸檔和電子檔案管理。加強電子文件歸檔管理的監督指導,逐步提高各單位電子文件歸檔的齊全完整率。到“十一五”末,鎮區和市直各單位檔案室100%建立機讀檔案目錄,2006年1月1日及以后形成的歸檔電子文件實現全文檢索。
(四)檔案館舍和國家檔案資源建設
1、重點抓好檔案館舍建設。市檔案館新館庫于“十一五”中期建成并投入使用,建筑面積8000平方米以上。市國土房產檔案館館庫面積增加至2900平方米。
2、加強檔案資源建設。市檔案館完成應進館文書檔案接收任務,加強對專門檔案和全市重要活動重大事件檔案的收集與管理,加強有關孫中山及其他中山(香山)籍著名人物的檔案文獻和反映時代特征、地方特色的珍貴檔案文獻的收集、征集工作。鎮區檔案館、檔案室集中保管鎮區機關各部門形成的需永久、長期保存的各門類、載體檔案,對不具備安全保管條件、對國家和社會有保存利用價值的村民委員會、社區居委會的檔案采取代為保管措施。
(五)檔案安全保管保護體系建設
1、各級各類檔案館完善檔案安全保障體系,建立安全應急方案、電子檔案數據備份制度和災難恢復機制。市檔案館和其他有條件的檔案館實現消防、防盜報警和庫房溫濕度調控自動化;開辟檔案特藏室,專門保管價值高、特色強、載體特殊的珍貴檔案。
2、各單位檔案室配備防光、防盜、防火、防高溫、防潮濕、防蟲、防有害生物設備,提高檔案保管的現代化水平,確保檔案的安全。
3、采用先進的復制、修復技術開展檔案保護與搶救工作。市檔案館于“十一五”期間完成館藏民國檔案的搶救修復任務。
(六)檔案服務機制建設
1、市檔案館進一步規范已公開現行文件利用工作,疏通現行文件移送渠道,使檔案館成為政務信息公開的主要場所。鎮區檔案館、檔案室探索開展已公開現行文件利用工作。
2、開展聲像檔案服務工作,做好重要政務活動、重大事件的拍攝及聲像檔案管理與提供利用工作。
3、建立有關制度,逐步開展檔案寄存服務。
(七)檔案信息開發利用工作
1、市檔案館積極開展檔案開放鑒定工作,完善開放鑒定制度,依法、及時向社會開放檔案。
2、市檔案館充分利用“中山檔案信息網”定期公布開放檔案和業務信息,舉辦網上展覽,開展網上文件目錄查詢和全文查詢服務。
3、各級檔案部門要通過舉辦檔案展覽與陳列、開展檔案編研工作等開發利用館(室)藏檔案資源。“十一五”期間,市檔案館舉辦或與有關部門聯合舉辦展覽2個以上,獨立或與有關部門合作編輯出版3種以上的檔案編研成果,強化愛國主義和社會教育基地功能。
(八)機關、企業事業單位檔案工作
1、各鎮區及機關事業單位檔案室,做好各門類檔案的安全規范管理和開發利用工作,依法向同級檔案館移交檔案。
2、市檔案行政管理部門和有關主管機關建立協同共管機制,加強重大建設項目檔案工作的檢查指導,組織開展項目檔案專項驗收,指導各鎮區檔案部門抓好城鎮建設檔案的形成、積累和規范管理工作;“十一五”期間完成所有學校、衛生醫療機構、稅務基層分局規范建檔任務。
3、以公有及公有控股企業為重點,加強對公有企業檔案工作的監督與指導,2008年底前完成轉制公有企業檔案處置工作。引導民營企業建立健全檔案工作。
4、做好服務社會主義新農村建設工作,拓展和深化農業農村檔案工作和社區居委會檔案工作。加強對城鄉一體化和發展現代農業進程中形成的檔案的監管力度,規范流動人口及出租屋檔案管理工作。
(九)檔案科技教育工作
1、圍繞檔案信息化建設工作任務,做好高新技術、現代管理技術的普及、應用、推廣工作,為檔案人員的知識更新和學術交流搭建平臺,為檔案信息化與文檔一體化管理提供理論與技術支撐。
2、加強檔案隊伍建設,提高檔案人員素質。以崗位培訓為重點,并根據我市檔案事業發展的需要和不同時期檔案工作的特點和任務開展專題培訓、舉辦專題講座。每年至少舉辦一次檔案人員培訓班或專題講座。
四、實施項目
(一) 市檔案館新館建設工程
建設目標:實現檔案安全保管基地、愛國主義教育基地、已公開現行文件集中向社會提供利用的中心和檔案信息服務中心“四位一體”功能并適應檔案事業長遠發展需要。
建設規模:總建筑面積8000平方米以上,由檔案庫房、檔案查閱和展覽用房、檔案業務和技術用房、辦公和輔助用房四部分組成。
投資方式:市財政。
實施時間:2006-2008年。
(二) 檔案信息化建設項目
建設內容:以市電子檔案館為依托,全市各級各類檔案館和重點檔案室對重點全宗和重要檔案進行數字化加工,建立相應的檔案目錄數據庫和全文數據庫;實現電子檔案管理館室一體化、網絡化,電子檔案館逐步與婚姻登記等業務辦公系統對接,建立檔案信息共享平臺。
投資方式:市財政、鎮區地方財政。
實施時間:2006-2010年。
(三) 重點檔案搶救與保護項目
項目內容:對14多萬件民國檔案和其他珍貴檔案,采取裱糊修復、縮微、掃描等措施進行搶救與保護。
投資方式:市財政。
實施時間:2006-2008年。
(四) 珍貴檔案征集項目
收集、征集散存于市外與民間的有關孫中山及其他中山(香山)籍著名人物的檔案文獻;收集、征集散存于民間的反映時代特征和地方特色檔案史料。
投資方式:市財政。
實施時間:2006-2008年。